I think everyone has taken a day trip to somewhere new and thought, “It is a long way from home”, but when returning home feel, “It is actually not very far.” The distance doesn’t change; the feeling of time changes. This is because on the return trip we already know roughly how far it is and some of the landmarks and intersections on the way. (Japanese translation below)
The same thing happens when watching presentations. No Contents page and no points means listeners don’t know how long the presenter will talk and of course, what points they will talk about. After a few minutes, the presentation starts to feel like a long trip and it is hard for listeners to maintain attention.
Adding a Contents page and points makes a presentation more like a return trip: listeners roughly “know the way” and can estimate how long the presenter will speak. More importantly, listeners can maintain attention longer when they know the ending is clearly defined.
In my presentation seminars I tell students about the trip my wife and I took from Kobe to Akita city along the coast of the Japan Sea. I say that because it was my first time, it seemed really long. Just for fun I ask the students which prefectures we had to go through – a nice little quiz!
I say that after a few days, we drove back the exact same route (blue line) and ask them, “Why did going there feel long but coming back feel short?” Students answer with something like “On the return trip, you knew what was coming next.” “Exactly!” I say. “This is the same with presentations.”
All listeners, especially non-native English listeners need help maintaining concentration while watching presentations. Contents pages are essential for making effective international presentations.
これまでにどこかへ遠出をしてやっと目的地に着いた時、「かなり遠くまできたな」思いますよね。でも、家についた時「思ったより遠くなかったな」とも思ったこともきっとあると思います。このような経験はかなり頻繁に起こることですが、何が影響しているのでしょうか。もちろん、距離は変わっていません。変わらせたのは時間による心理的影響なのです。
遠出をする時の時間の感じ方と長い時間に及ぶプレゼンテーションは似ています。なぜそのプレゼンがそれほど長く感じる一つの理由としてあげられるのは目次がないことです。私はこの遠出の例をよく技術系の生徒に使います。なぜなら目次を使うことでプレゼン自体が短く感じられ、聞き手の注意を惹き続けられるからです。
私のやり方は、まず下にあるこのグラフを見せることです。このグラフは聞き手の集中度がプレゼンテーションの間でどのように変化するかを表しています。聞き手の集中度は100％で始まり中盤あたりで減少し、終盤につれまた80％〜100％に回復します。
私が特に問題視するのは、中盤での現象です。なぜなら聞き手の一部がプレゼンに置いていかれて重要な情報を聞き逃し結論にたどり着けないことがこの現象によって引き起こされるからです。ですから、私はどうすれば聞き手の注意を常に引き付けることができるののかということを常に生徒に問うようにしています。
例を挙げると、私が妻と共に友人を訪れた時とても長い時間をかけて神戸市から秋田市まで日本海沿いを運転した時のことです。半分ほど進んだところで温泉旅館に一晩泊まり、次の日に秋田市までの道のりを運転しました。勿論、私は外国人で日本の地理にそこまで詳しくなかったので長旅のように思えました（赤文字部分）。そして生徒たちには簡単なクイズ形式で私達がどの府県を通ったかを答えてもらいました。すると彼らは順序の並び替えで手こずったりしましたが、とても楽しんでいました。兎にも角にも私達は4泊ほど滞在し、往路と同じ道（青線）、同じ温泉旅館に泊まり神戸へ帰りました。
そしてここで生徒たちへ質問をしました。「なぜ往路より復路の方が時間が立つのが早いと感じるのでしょう、不思議だと思いませんか？」ある生徒は「すでに道を知っているから早く感じたのだろう」と答えました。その通り！まさしく往路の場合、どの県が次なのか、どれくらいで着くのかと言うのがわかっていなかったために長く感じたのです。ですが復路の場合、同じ道を通ったのでどれくらいかかるのかがわかっていたために短く感じたのです。物理的な距離は変わっていませんが時間の感じ方が違ったのです。
長距離運転で時間に体感的に差があるのは上の例でわかりましたね。これはプレゼンテーションでも同じ事が言えます。国際的な場でのプレゼンテーションで大きく時間の感じ方に差をつけるのが目次があるかないかです。なぜなら、あなたのプレゼンテーションを聞く人たちの殆どが英語は第二言語であり、高い集中度を保つには目次が効果的であるからです。もし目次がなければ、あなたがそのプレゼンでどれだけのキーポイントを用意しているかわからず、どれほど長い時間あなたが前に立っているのかも聞き手からするとわからないのです。目次がないことで本当に強調したいことが明確にならず、プレゼン全体がうやむやになってしまう可能性もあります。うやむやになった挙げ句あとどれくらいの時間がかかるがわからない状況で高いレベルでの集中を保つのは難しいでしょう。
もし目次がある場合、聞き手はあとどれくらい時間がかかるのかもしくは何点くらいの要点があるのかがわかります。この予測ができるだけで長い時間にも耐え、高いレベルでの集中が可能となります。上の図に示されているように次に話すことが明確になっていると、あなたのプレゼンテーションが全体的に短く感じられ更に集中して聞いてもらえることでしょう。聞き手の中でも特に英語が第二言語の方達はプレゼンテーションの中でも助けを必要とします。これらを解決するには、できるだけ明確な論理、読みやすい文章、ステージの使い方、などいろんなテクニックがあります。私は目次がこの中でも特に大切なものだと思います
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